สถิติ
เปิดเมื่อ16/03/2013
อัพเดท3/04/2013
ผู้เข้าชม92813
แสดงหน้า124372
ปฎิทิน
March 2020
Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
    




การสร้างรายงานการจัดกลุ่มหรือรายงานสรุป

อ่าน 54790 | ตอบ 2

ข้อมูลมีรายละเอียดมากขึ้นเมื่อดูเป็นกลุ่ม ตัวอย่างเช่น รายงานที่จัดกลุ่มยอดขายตามภูมิภาคสามารถเน้นถึงแนวโน้มซึ่งอาจจะไม่ได้สังเกต คุณรู้หรือไม่ว่าถั่วกำลังขายได้ดีกว่าในเมือง Peoria มะเขือเทศกำลังเป็นที่กล่าวขวัญในย่าน Toms River ใช่หรือไม่ ? การใส่ผลรวมไว้ตอนท้ายของแต่ละกลุ่มในรายงานของคุณสามารถใช้แทนการใช้เครื่องคิดเลข เหมือนพนักงานพิมพ์ดีดจิ้มแป้นพิมพ์ — โปรดจำเรื่องนี้ไว้ให้ดี

Access ทำให้การสร้างรายงานการจัดกลุ่มทำได้ง่าย หลังจากคุณเลือกแหล่งระเบียนของคุณแล้ว  — ซึ่งเป็นตารางหรือแบบสอบถามที่ให้ข้อมูลกับรายงานของคุณ — คุณสามารถข้ามไปเริ่มรายงานของคุณได้ง่ายๆ โดยใช้ตัวช่วยสร้าง ทั้งนี้ ตัวช่วยสร้าง คือ คุณลักษณะหนึ่งใน Access ซึ่งแสดงให้เห็นถึงชุดของหน้าต่างๆ บนจอภาพที่จะถามคำถามคุณ ต่อจากนั้นตัวช่วยสร้างจะสร้างรายงานโดยอิงกับคำตอบของคุณ ในหมู่คำถามเหล่านั้นจะมีอยู่หนึ่งคำถามที่ถามถึงเขตข้อมูลหนึ่งเขตหรือหลายเขตที่จะใช้ในการจัดกลุ่มรายงานของคุณ

ในบทความนี้ เราจะสำรวจขั้นตอนในการสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มหรือรายงานสรุป

สารบัญ

เลือกแหล่งระเบียน
สร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มโดยการใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน
เข้าใจส่วนของรายงาน
ปรับเปลี่ยนรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ
เพิ่มเขตข้อมูลเข้าไปในรายงาน
เพิ่มตัวควบคุมเข้าไปในรายงาน
ใช้หน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม
เพิ่มนิพจน์ผลรวม การรับและยอดรวมไปในรายงานของคุณ
เก็บบันทึกงานของคุณ
แสดงตัวอย่างรายงานคุณ
พิมพ์รายงานของคุณ
ส่งรายการของคุณในรูปของข้อความอีเมล

เลือกแหล่งระเบียน

รายงานประกอบด้วยข้อมูลที่ดึงมาจากตาราง หรือแบบสอบถาม และข้อมูลที่เก็บไว้กับการออกแบบรายงาน เช่น ป้ายชื่อ หัวเรื่องและกราฟิก ตารางหรือแบบสอบถามที่ให้ข้อมูลพื้นฐาน ยังรู้จักกันในชื่อแหล่งระเบียนของรายงาน ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างรายงานของคุณ สิ่งแรกที่คุณควรจะคิดถึงคือ ข้อมูลที่จะรวมไว้ในรายงาน ในบรรดาเขตข้อมูลที่คุณเลือกจะต้องรวมเขตข้อมูลที่คุณต้องการจะจัดกลุ่มหรือสรุปด้วย ถ้าเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมเข้าไปด้วยนั้นล้วนแต่อยู่ในตารางเดี่ยวๆ ให้ใช้ตารางนั้นเป็นแหล่งระเบียน ถ้าเขตข้อมูลนั้นถูกดึงมาจากตารางมากกว่าหนึ่งตาราง คุณจะต้องใช้แบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียน  — แบบสอบถามนั้นอาจจะมีอยู่แล้วในฐานข้อมูลของคุณ หรือคุณอาจต้องสร้างแบบสอบถามเฉพาะเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของรายงานของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถาม โปรดดูที่หัวข้อ เกี่ยวกับการออกแบบแบบสอบถาม (MDB)

กลับไปที่ด้านบน  กลับไปที่ด้านบน

สร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มโดยการใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

การใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเป็นวิธีที่ดีในการข้ามไปที่ขั้นตอนเริ่มต้นสร้างรายงานเลย คุณสามารถใช้รายงานในแบบเดิมที่เห็นหรือปรับปรุงเพื่อให้ได้รายงานตรงกับที่ต้องการ

การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้างรายงาน

  1. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก รายงาน
  2. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก สร้าง

Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ สร้างรายงาน

  1. คลิก ตัวช่วยสร้างรายงาน ในรายงาน

กล่องโต้ตอบสร้างรายงาน

  1. เลือกตารางหรือแบบสอบถามสำหรับรายงาน จากนั้นคลิก ตกลง
  2. เมื่อตัวช่วยสร้างรายงานปรากฎขึ้น ให้เลือกเขตข้อมูลสำหรับรายงานของคุณ คุณสามารถคลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลในรายการ เขตข้อมูลที่มีอยู่ เพื่อเลือกเขตข้อมูลนั้น Access จะย้ายเขตข้อมูลเหล่านั้นไปที่รายการ เขตข้อมูลที่เลือก คุณยังสามารถคลิกปุ่มเพิ่มและปุ่มย้ายเพื่อย้ายเขตข้อมูลระหว่างรายการ เขตข้อมูลที่มีอยู่้ และ เขตข้อมูลที่เลือก ในการเลือกเขตข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามอื่น ให้คลิกรายการแบบหล่นลงสำหรับ ตาราง/แบบสอบถาม และเลือกตารางหรือแบบสอบถาม

หน้าในตัวช่วยสร้างรายงานที่ๆ คุณเลือกเขตข้อมูล

  1. เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้คลิก ถัดไป

การจัดกลุ่มระเบียนโดยการใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

การจัดกลุ่มอนุญาตให้คุณจัดระเบียบและจัดการระเบียนของคุณโดยเรียงตามกลุ่ม ตัวอย่างเช่น เรียงตามภูมิภาค หรือพนักงานขาย การจัดกลุ่มสามารถทำให้ซ้อนกันเพื่อให้คุณระบุความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มได้ง่ายขึ้นและค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้เร็วขึ้น คุณยังสามารถใช้การจัดกลุ่มเพื่อคำนวณข้อมูลสรุป เช่น ผลรวมและเปอร์เซ็นต์ได้อีกด้วย

  1. เมื่อคุณได้รวมตารางมากกว่าหนึ่งตารางไว้ในรายงานของคุณ ตัวช่วยสร้างจะตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างตาราง และกำหนดว่าคุณจะใช้วิธีการใดเพื่อดูข้อมูล บนหน้าของตัวช่วยสร้างรายงานซื่งถามว่า 'คุณต้องการแสดงข้อมูลของคุณอย่างไร?' ให้คลิกหนึ่งมุมมองในรายการและคลิก ถัดไป

หน้าในตัวช่วยสร้างรายงานที่ๆ คุณเลือกวิธีการแสดงข้อมูลของคุณ

  1. หากต้องการเพิ่มระดับการจัดกลุ่ม เมื่ออยู่ในตัวช่วยสร้างรายงาน ให้คลิกสองครั้งที่ระดับการจัดกลุ่มในรายการเพื่อเพิ่มระดับนั้นเข้าไปในรายงานของคุณ

หน้าในตัวช่วยสร้างรายงานที่ๆ คุณเพิ่มระดับการจัดกลุ่ม

Access เพิ่มแต่ละระดับการจัดกลุ่มและแสดงการซ้อนกันของระดับเหล่านั้นภายในระดับการจัดกลุ่มหลัก

  1. คลิก ตัวเลือกการจัดกลุ่ม เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ ช่วงการจัดกลุ่ม

หน้าในตัวช่วยสร้างรายงานที่ ๆ คุณเพิ่มช่วงการจัดกลุ่ม

  1. ในแต่ละเขตข้อมูลของระดับการจัดกลุ่ม คุณสามารถเลือกช่วงการจัดกลุ่ม ช่วงการจัดกลุ่มอนุญาตให้คุณเลือกว่าจะจัดกลุ่มระเบียนของคุณอย่างไร ในภาพประกอบก่อนหน้านี้ ระเบียนถูกจัดกลุ่มบนเขตข้อมูล วันที่จัดส่ง ซึ่งเป็นข้อมูลในชนิด วันที่/เวลา ตัวช่วยสร้างรายงานเสนอตัวเลือกที่เหมาะสมให้กับชนิดของเขตข้อมูลในรายการ ช่วงการจัดกลุ่ม ดังนั้น ด้วยเหตุที่ วันที่จัดส่ง คือชนิดของ วันที่/เวลา คุณจึงสามารถเลือกจัดกลุ่มตามค่าที่แท้จริง (ปกติ) ปีไตรมาสเดือนสัปดาห์วันชั่วโมงและ นาที ถ้าเขตข้อมูลเป็นข้อมูลในชนิด ข้อความ คุณสามารถเลือกจัดกลุ่มตามเขตข้อมูลทั้งหมด (ปกติ) หรืออาจจัดกลุ่มตามตัวอักษรตัวแรกถึงตัวที่ห้า สำหรับข้อมูลในชนิดที่เป็นตัวเลข คุณสามารถเลือกจัดกลุ่มตามค่า (ปกติ) หรือตามช่วงในแบบที่เพิ่มขึ้นที่เลือกไว้

หลังจากเลือกช่วงการจัดกลุ่มแล้ว ให้คลิก ตกลง

  1. คลิก ถัดไป เพื่อไปที่หน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง

หากต้องการเรียงลำดับและสรุประเบียนด้วยการใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

ในตัวช่วยสร้างรายงาน คุณสามารถเรียงลำดับระเบียนได้ถึงสี่เขตข้อมูลโดยเลือกเรียงจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย

  1. คลิกรายการแบบหล่นลงรายการแรก และเลือกเขตข้อมูลที่จะเรียงลำดับ คุณสามารถคลิกปุ่มทางด้านขวาของรายการ เพื่อสลับระหว่างการเรียงจากน้อยไปหามากและมากไปหาน้อย (น้อยไปหามาก คือค่าเริ่มต้น) หรือเลือกคลิกรายการแบบหล่นลงรายการที่สอง สาม และสี่เพื่อเลือกเขตข้อมูลการจัดเรียงลำดับเพิ่มเติม

หน้าในตัวช่วยสร้างรายงานที่คุณเลือกการเรียงลำดับและข้อมูลสรุป

  1. คลิก ตัวเลือกสรุป ถ้าคุณต้องการสรุปเขตข้อมูลตัวเลข

ตัวช่วยสร้างจะแสดงเขตข้อมูลตัวเลขที่นำมาใช้ได้

หน้าในตัวช่วยสร้างรายงานที่ๆ คุณเลือกตัวเลือกสรุป

  1. เลือกกล่องกาเครื่องหมายใต้ SumAvgMin หรือ Max ที่คุณเลือก เพื่อรวมการคำนวณเหล่านั้นไว้ในส่วนท้ายของกลุ่ม คุณยังสามารถเลือกที่จะแสดงรายละเอียดและข้อมูลสรุปหรือเฉพาะข้อมูลสรุป ในกรณีหลัง ผลรวมของค่า วันที่จัดส่ง แต่ละค่าควรปรากฏขึ้น (ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับ Sum) แต่รายละเอียดของใบสั่งซื้อควรถูกละไว้ คุณยังสามารถเลือกแสดงเปอร์เซ็นต์ของการคำนวณทั้งหมดสำหรับผลรวม
  2. คลิก ตกลง
  3. ทำตามคำแนะนำในหน้าที่เหลือของตัวช่วยสร้างรายงาน ในหน้าสุดท้าย คลิก เสร็จสิ้น

กลับไปที่ด้านบน  กลับไปที่ด้านบน

เข้าใจส่วนของรายงาน

การออกแบบรายงานใน Access ถูกแบ่งออกเป็นส่วนๆ หากต้องการสร้างรายงานที่มีประโยชน์ คุณจำเป็นต้องเข้าใจวิธีการทำงานของแต่ละส่วนนั้น ตัวอย่างเช่น ส่วนที่คุณเลือกวางตัวควบคุมที่คำนวณได้ลงไป จะเป็นตัวกำหนดวิธีการที่ Access นำมาใช้คำนวณผลลัพธ์ ต่อไปนี้คือข้อมูลสรุปเกี่ยวกับชนิดของส่วนและการใช้งาน

  • ส่วนหัวรายงาน    พิมพ์แค่ครั้งเดียวที่จุดเริ่มต้นของรายงาน ใช้ส่วนหัวรายงานสำหรับข้อมูลซึ่งอาจจะปรากฏบนหน้าปกตามปกติ เช่น โลโก้ หรือหัวเรื่องและวันที่ เมื่อคุณวางตัวควบคุมที่คำนวณได้ซึ่งใช้ฟังก์ชันรวม Sum ในส่วนหัวรายงาน ผลรวมที่คำนวณได้คือผลรวมสำหรับรายงานทั้งฉบับ ส่วนหัวรายงานจะพิมพ์ก่อนส่วนหัวของหน้า
  • ส่วนหัวของหน้า    พิมพ์ที่ด้านบนสุดของทุกๆ หน้า ใช้ส่วนหัวของหน้า เช่น เพื่อพิมพ์ซ้ำหัวเรื่องรายงานบนทุกๆ หน้า
  • ส่วนหัวของกลุ่ม    พิมพ์ที่จุดเริ่มต้นของกลุ่มใหม่ของระเบียนแต่ละกลุ่ม ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่ถูกจัดกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ ให้ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อผลิตภัณฑ์ เมื่อคุณวางตัวควบคุมที่คำนวณได้ซึ่งใช้ฟังก์ชันรวม Sum ในส่วนหัวของกลุ่ม ผลรวมที่ได้จะเป็นผลรวมสำหรับกลุ่มปัจจุบัน
  • รายละเอียด    พิมพ์หนึ่งครั้งสำหรับทุกๆ แถวในแหล่งระเบียน ส่วนรายละเอียดคือส่วนที่คุณวางตัวควบคุมซึ่งประกอบขึ้นเป็นตัวเนื้อหาหลักของรายงาน
  • ส่วนท้ายของกลุ่ม    พิมพ์ที่ส่วนท้ายของกลุ่มระเบียนแต่ละกลุ่ม ใช้ส่วนท้ายของกลุ่มเพื่อพิมพ์ข้อมูลสรุปสำหรับกลุ่ม
  • ส่วนท้ายของหน้า    พิมพ์ที่ส่วนท้ายของทุกๆ หน้า ใช้ส่วนท้ายของหน้าเพื่อพิมพ์เลขหน้าหรือข้อมูลต่อหน้า
  • ส่วนท้ายรายงาน    พิมพ์หนึ่งครั้งที่ส่วนท้ายของรายงาน ใช้ส่วนท้ายรายงานเพื่อพิมพ์รายงานทั้งหมดหรือข้อมูลสรุปอื่นสำหรับรายงานทั้งหมด โปรดตั้งข้อสังเกตว่า ส่วนท้ายรายงานจะปรากฎเป็นรายการสุดท้ายในมุมมองออกแบบ แต่พิมพ์ก่อนส่วนท้ายของหน้าสุดท้าย

กลับไปที่ด้านบน  กลับไปที่ด้านบน

ปรับเปลี่ยนรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

หลังจากที่คุณสร้างรายงานพื้นฐานเสร็จแล้ว คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบของรายงานได้จากมุมมองออกแบบ คุณสามารถใช้ กล่องเครื่องมือ เพื่อวาง ตัวควบคุม บนการออกแบบรายงานของคุณ หรือใช้ รายการเขตข้อมูล เพื่อวาง เขตข้อมูลแผ่นคุณสมบัติ ช่วยให้คุณเข้าถึง คุณสมบัติ จำนวนมาก ที่ๆ คุณสามารถตั้งค่าเพื่อเลือกกำหนดรายงานของคุณ

หากต้องการสลับไปที่มุมมองออกแบบ    

  • บนเมนู มุมมอง ให้คลิก มุมมองออกแบบ (หรือคลิกลูกศรถัดจากปุ่ม มุมมอง บนแถบเครื่องมือและคลิก มุมมองออกแบบ)

ปุ่มมุมมองออกแบบบนเมนูมุมมอง

Access แสดงหน้าต่างรายงานในมุมมองออกแบบ

หน้าต่างรายงานในมุมมองออกแบบ

บรรยายภาพ 1 คุณใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสำหรับรายงาน และสำหรับตัวควบคุมและส่วนต่างๆ ของรายงาน
บรรยายภาพ 2 กล่องเครื่องมือแสดงเครื่องมือทั้งหมดที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มตัวควบคุมให้กับการออกแบบรายงานของคุณ
บรรยายภาพ 3 การออกแบบรายงานถูกแบ่งออกเป็นส่วนๆ
บรรยายภาพ 4 คุณใช้รายการเขตข้อมูลเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางพื้นฐานหรือแบบสอบถามไปที่การออกแบบรายงานของคุณ

คุณใช้กล่องเครื่องมือเพื่อวางตัวควบคุมลงบนการออกแบบรายงานของคุณ ตัวควบคุมคือ วัตถุที่แสดงข้อมูล ทำการกระทำ และอนุญาตให้คุณดูและทำงานกับข้อมูลที่ช่วยปรับปรุงลักษณะภายนอกของรายงาน เช่น ป้ายชื่อและรูปภาพ Access สนับสนุนตัวควบคุมสามประเภท: ที่ถูกผูกไว้ ที่ไม่ถูกผูกและคำนวณ

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้    ตัวควบคุมที่แหล่งของข้อมูลคือ เขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามนั้นเราเรียกว่า ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ คุณใช้ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้เพื่อแสดงค่าจากเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ ค่าสามารถที่จะเป็นข้อความ วันที่ ตัวเลข ค่าใช่/ไม่ใช่ รูปภาพหรือกราฟ กล่องข้อความคือตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ในประเภทที่ใช้กันบ่อยที่สุด ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความในฟอร์มซึ่งแสดงนามสกุลของพนักงาน อาจเรียกใช้ข้อมูลนี้จากเขตข้อมูล นามสกุล ในตารางพนักงาน
  • ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูก    ตัวควบคุมที่ไม่มีแหล่งของข้อมูล (เขตข้อมูลหรือนิพจน์) นั้นเราเรียกว่า ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูก คุณใช้ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกเพื่อแสดงข้อมูล เส้น สี่เหลี่ยม และรูปภาพ ตัวอย่างเช่น ป้ายชื่อที่แสดงชื่อเรื่องของรายงานเป็นตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูก
  • ตัวควบคุมการคำนวณ    ตัวควบคุมที่แหล่งข้อมูลคือนิพจน์มากกว่าเขตข้อมูลนั้นเราเรียกว่า ตัวควบคุมการคำนวณ คุณระบุค่าที่คุณต้องการในตัวควบคุมได้โดยการกำหนด นิพจน์ เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับตัวควบคุม นิพจน์คือ ส่วนผสมของตัวดำเนินการ (ตัวอย่างเช่น = และ + ) ชื่อตัวควบคุม ชื่อเขตข้อมูล ฟังก์ชันซึ่งส่งกลับค่าเดี่ยวๆ และค่าคงที่ ตัวอย่างเช่น นิพจน์ต่อไปนี้ทำหน้าที่คำนวณราคาของสินค้ารายการหนึ่งพร้อมส่วนลด 25 เปอร์เซ็นต์ด้วยการคูณค่าในเขตข้อมูล ราคาต่อหน่วย ด้วยค่าคงที่ (.75)
= [ราคาต่อหน่วย] * .75

นิพจน์สามารถใช้ข้อมูลจากเขตข้อมูลในตารางพื้นฐานหรือแบบสอบถามของรายงาน หรือจากตัวควบคุมบนรายงาน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนิพจน์ โปรดดูหัวข้อ สร้างนิพจน์

กล่องข้อความสามารถเป็นตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูก หรือตัวควบคุมการคำนวณ เมื่อคุณสร้างรายงานซึ่งใช้ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ ที่ไม่ถูกผูกและตัวควบคุมการคำนวณ วิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการเพิ่มและจัดเรียงตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ทั้งหมดก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าตัวควบคุมเหล่านี้เป็นตัวควบคุมส่วนใหญ่บนรายงาน ต่อจากนั้น คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกและตัวควบคุมการคำนวณ ซึ่งทำให้การออกแบบเสร็จสมบูรณ์ได้ด้วยการใช้เครื่องมือในกล่องเครื่องมือ

คุณผูกตัวควบคุมกล่องข้อความเข้ากับเขตข้อมูลได้โดยการระบุเขตข้อมูลที่ๆ ตัวควบคุมดึงข้อมูลมา คุณสามารถสร้างตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้กับเขตข้อมูลที่เลือกได้ด้วยการลากเขตข้อมูลจากรายการเขตข้อมูลไปไว้ที่รายงาน (รายการเขตข้อมูลแสดงเขตข้อมูลของตารางพื้นฐานหรือแบบสอบถามพื้นฐานของรายงาน หากต้องการแสดงรายการเขตข้อมูล บนเมนู มุมมองให้คลิก รายการเขตข้อมูล ) เมื่อคุณลากเขตข้อมูลจากรายการเขตข้อมูล คุณได้สร้างกล่องข้อความด้วยค่าเริ่มต้น

รายการเขตข้อมูลใบแจ้งหนี้

คุณสามารถเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งระหว่างผูกเขตข้อมูลเข้ากับตัวควบคุมด้วยการพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลในตัวควบคุมหรือในกล่องสำหรับค่า แหล่งตัวควบคุม ที่อยู่บนแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุม แผ่นคุณสมบัติกำหนดลักษณะเฉพาะของตัวควบคุม เช่น ชื่อ แหล่งข้อมูล และรูปแบบของตัวควบคุม

การใช้รายการเขตข้อมูลเป็นวิธีที่ดีที่สุดเมื่อต้องการสร้างกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้ด้วยเหตุผลสองประการคือ:

  • กล่องข้อความที่ถูกผูกไว้มีป้ายชื่อแนบมาและป้ายชื่อนี้ใช้ชื่อของเขตข้อมูล (หรือคำอธิบายเฉพาะที่กำหนดขึ้นสำหรับเขตข้อมูลนั้นในตารางพื้นฐานหรือแบบสอบถามพื้นฐาน) เป็นชื่อคำอธิบายเฉพาะตั้งแต่เริ่มแรก ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์คำอธิบายเฉพาะด้วยตัวเอง
  • กล่องข้อความที่ถูกผูกไว้รับช่วงการตั้งค่าเดียวกันจำนวนมาก เหมือนกับเขตข้อมูลในตารางพื้นฐานหรือแบบสอบถามพื้นฐาน (เช่น สำหรับคุณสมบัติ การจัดรูปแบบ, ตำแหน่งทศนิยม และคุณสมบัติ รูปแบบการป้อนข้อมูล ) ดังนั้น คุณสามารถแน่ใจได้ว่า คุณสมบัติเหล่านี้สำหรับเขตข้อมูล ยังคงเป็นเหมือนเดิมเมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างกล่องข้อความซึ่งถูกผูกติดไว้กับเขตข้อมูลนั้น

ถ้าคุณได้สร้างตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูก และต้องการผูกไว้กับเขตข้อมูล ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของตัวควบคุมเป็นชื่อของเขตข้อมูล สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ให้ค้นหาวิธีใช้สำหรับ 'แหล่งตัวควบคุม'

กลับไปที่ด้านบน  กลับไปที่ด้านบน

เพิ่มเขตข้อมูลเข้าไปในรายงาน

หากต้องการเพิ่มเขตข้อมูลให้กับรายงาน ก่อนอื่นต้องแน่ใจว่า รายการเขตข้อมูลปรากฏขึ้น ทั้งนี้ รายการเขตข้อมูลประกอบไปด้วยรายการของเขตข้อมูลทั้งหมดในแหล่งระเบียนของคุณ

  • บนเมนู มุมมอง ให้คลิก รายการเขตข้อมูล (หรือคลิกปุ่ม รายการเขตข้อมูลปุ่มรูปภาพ บนแถบเครื่องมือ )
  • หากต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเดี่ยว ให้ลากเขตข้อมูลจากรายการเขตข้อมูลไปยังส่วนที่คุณต้องการให้เขตข้อมูลปรากฏบนรายงานของคุณ
  • หากต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่อยู่ติดกันหลายๆ เขตพร้อมๆ กัน ให้คลิกเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการ และจากนั้นให้กด SHIFT ค้างไว้ และคลิกเขตข้อมูลสุดท้ายที่คุณต้องการ ลากเขตข้อมูลที่เลือกไว้วางลงบนรายงาน
  • หากต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ติดกันหลายๆ เขตพร้อมๆ กัน ให้คลิกเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการ และกด CTRL ค้างไว้ก่อนคลิกเขตข้อมูลเพิ่มเติมอื่นๆ ที่คุณต้องการ ต่อจากนั้น ให้ลากเขตข้อมูลที่เลือกไว้ไปวางลงบนรายงาน

เมื่อคุณลากเขตข้อมูลไปวางลงบนรายงาน Access จะสร้างตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้สำหรับแต่ละเขตข้อมูล และวางตัวควบคุมป้ายชื่อไว้ข้างๆ กล่องข้อความแต่ละกล่องโดยอัตโนมัติ

เพิ่มตัวควบคุมเข้าไปในรายงาน

ข้อมูลทั้งหมดบนรายงานถูกบรรจุไว้ในตัวควบคุม ทั้งนี้ ตัวควบคุมคือ วัตถุที่แสดงข้อมูล ทำการกระทำ หรือตกแต่งรายงานของคุณ ตัวควบคุมบางตัวถูกผูกไว้กับเขตข้อมูลในตารางพี้นฐานหรือแบบสอบถามพื้นฐาน ดังนั้นคุณสามารถป้อนข้อมูลเข้าไปในเขตข้อมูลหรือแสดงข้อมูลจากเขตข้อมูลเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถป้อนและแสดงข้อมูลด้วยการใช้ตัวควบคุมกล่องข้อความ ตัวควบคุมอื่นจะแสดงข้อมูลซึ่งถูกเก็บไว้เฉพาะในการออกแบบรายงาน และไม่ได้ถูกเชื่อมต่อเข้ากับแหล่งข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณใช้ป้ายชื่อเพื่อแสดงข้อความบรรยาย และคุณใช้เส้นและรูปสี่เหลี่ยมเพื่อสร้างรายงานให้น่าดึงดูดมากขึ้น

ตัวควบคุมบางตัวถูกสร้างขึ้นมาโดยอัตโนมัติ เช่นตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้ ซึ่งถูกสร้างเมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากรายการเขตข้อมูลไปไว้ที่รายงานของคุณ คุณสามารถสร้างตัวควบคุมอื่นด้วยการใช้กล่องเครื่องมือ

กล่องเครื่องมือ

การใช้กล่องเครื่องมือเพื่อเพิ่มตัวควบคุม    

  • หากต้องการแสดงกล่องเครื่องมือ บนเมนู มุมมอง คลิก กล่องเครื่องมือ (หรือคลิกปุ่ม กล่องเครื่องมือปุ่มรูปภาพ บนแถบเครื่องมือ)
  • หากต้องการดูชื่อของเครื่องมือ ให้วางตัวชี้เม้าส์ไว้เหนือเครื่องมือ — Access จะแสดงชื่อของเครื่องมือ
  • คลิกเครื่องมือสำหรับชนิดของตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่ม ตัวอย่างเช่น หากต้องการสร้างกล่องกาเครื่องหมาย ให้คลิกเครื่องมือ กล่องกาเครื่องหมาย

สร้างตัวควบคุมการคำนวณหรือตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกด้วยการคลิกรายงานตรงที่ๆ คุณต้องการวางตำแหน่งมุมซ้ายด้านบนของตัวควบคุมลงไป คลิกหนึ่งครั้งในรายงานเพื่อสร้างตัวควบคุมในขนาดที่เป็นค่าเริ่มต้น หรือคลิกและลากในรายงานเพื่อสร้างตัวควบคุมในขนาดที่คุณต้องการ

สร้างตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ด้วยการเลือกเขตข้อมูลในรายการเขตข้อมูลและลากเขตข้อมูลไปวางบนรายงาน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวควบคุม โปรดดูที่ เกี่ยวกับชนิดของตัวควบคุมใน Access

กลับไปที่ด้านบน  กลับไปที่ด้านบน

ใช้หน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม

คุณสามารถเรียงลำดับข้อมูลในแผ่นข้อมูล ฟอร์มหรือรายงาน การเรียงลำดับจะจัดระเบียบระเบียนตามค่าในเขตข้อมูลหนึ่งเขตหรือหลายเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียงลำดับรายการของผลิตภัณฑ์ตามตัวอักษร คุณสามารถทำการเรียงลำดับต่อไปอีกหนึ่งขั้นตอนเมื่ออยู่ในรายงาน และแยกระเบียนที่จัดเรียงแล้วออกเป็นกลุ่มๆ

การจัดกลุ่มอนุญาตให้คุณจัดระเบียบและจัดเรียงระเบียนตามกลุ่ม เช่น ตามภูมิภาคหรือตามพนักงานขาย กลุ่มสามารถทำให้ซ้อนกันเพื่อให้คุณระบุถึงความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มได้ง่ายและค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถใช้การจัดกลุ่มเพื่อคำนวณข้อมูลสรุป เช่น ผลรวมและเปอร์เซ็นต์

เมื่อคุณพิมพ์รายงาน บ่อยครั้งที่คุณต้องการจัดระเบียบระเบียนไว้ในลำดับเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังพิมพ์รายชื่อผู้จำหน่าย คุณอาจจะต้องการเรียงลำดับระเบียนตามชื่อบริษัท เมื่อคุณกำลังทำงานในมุมมองออกแบบ คุณสามารถตั้งค่าคำสั่งการเรียงลำดับสำหรับรายงานในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม

หากต้องการแสดงหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม

  1. เปิดรายงานในมุมมองออกแบบ
  2. บนเมนู มุมมอง ให้คลิก การเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม (หรือคลิก การเรียงลำดับและการจัดกลุ่มปุ่มรูปภาพ บนแถบเครื่องมือ)

หน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม

คุณใช้ส่วนบนของหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่มเพื่อกำหนดลำดับการจัดเรียงสำหรับระเบียนในรายงาน คุณสามารถเรียงลำดับเขตข้อมูลและนิพจน์ได้สูงสุด 10 รายการ และคุณสามารถเรียงลำดับบนเขตข้อมูลเดียวกันหรือนิพจน์เดียวกันได้มากกว่าหนึ่งครั้ง ตัวอย่างเช่น ในเขตข้อมูลที่มีห้าตัวอักษร คุณสามารถเรียงลำดับจากน้อยไปหามากสำหรับตัวอักษรสองตัวแรก และเรียงลำดับจากมากไปหาน้อยสำหรับตัวอักษรสามตัวสุดท้าย

  • เขตข้อมูล/นิพจน์     ระบุชื่อของเขตข้อมูลหรือนิพจน์บนสิ่งที่จะเรียงลำดับ เขตข้อมูลหรือนิพจน์ในแถวแรกของคอลัมน์เขตข้อมูล/นิพจน์ เป็นตัวกำหนดระดับที่หนึ่งของการเรียงลำดับ เขตข้อมูลหรือนิพจน์ในแถวที่สองกำหนดระดับที่สองของการเรียงลำดับเช่นนี้ไปเรื่อยๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียงลำดับรายชื่อพนักงานตามนามสกุล แล้วจึงเรียงตามชื่อ
  • ลำดับการจัดเรียง     ระบุวิธีจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลหรือในนิพจน์ น้อยไปหามาก คือการเรียงลำดับจากค่าต่ำสุดไปหาค่าสูงสุด มากไปหาน้อย คือการเรียงลำดับจากค่าสูงสุดไปหาค่าต่ำสุด ตัวอย่างเช่น การจัดเรียงจากน้อยไปหามากจะเรียงลำดับค่าในเขตข้อมูลข้อความตามตัวอักษร และเรียงลำดับค่าในเขตข้อมูลตัวเลขจากศูนย์ถึงค่าสูงสุด

 เคล็ดลับ   ถ้าคุณใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเพื่อสร้างรายงาน ลำดับการจัดเรียงที่คุณระบุในตัวช่วยสร้างรายงานจะปรากฏขึ้นในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม

การตั้งค่าลำดับการจัดเรียง    

  1. แสดงหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม
  2. ในคอลัมน์ เขตข้อมูล/นิพจน์ ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ หรือพิมพ์นิพจน์ ต้องแน่ใจว่าคุณเริ่มต้นนิพจน์ด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)

การเรียงลำดับและการจัดกลุ่มเลือกเขตข้อมูล

เมื่อคุณป้อนค่าในคอลัมน์ เขตข้อมูล/นิพจน์ Access จะตั้งค่าคุณสมบัติ ลำดับการจัดเรียง เป็น น้อยไปหามาก

  1. หากต้องการเปลี่ยนลำดับการจัดเรียงเป็นจากมากไปหาน้อย ให้คลิก มากไปหาน้อย ในรายการ ลำดับการจัดเรียง

คุณสามารถเพิ่ม เคลื่อนย้าย และเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูลและนิพจน์ในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่หัวข้อ 'การเปลี่ยนลำดับการจัดเรียงและการจัดกลุ่ม' ในบทความนี้

ตัวอย่าง: การตั้งค่าลำดับการจัดเรียงสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย

เมื่อคุณพิมพ์ป้ายชื่อสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมายจำนวนมาก คุณสามารถเรียงลำดับที่อยู่ในลักษณะที่จะเกิดประโยชน์สูงสุดกับตัวคุณเองหรือผู้ให้บริการไปรษณีย์ของคุณ ตัวอย่าง: เมื่อส่งแคตตาล็อกใหม่ไปให้ลูกค้าทั้งหมดใน Northwind Traders คุณสามารถเรียงลำดับป้ายชื่อโดยเรียงตามประเทศ/ภูมิภาคก่อน หลังจากนั้นจึงเรียงตามรหัสไปรษณีย์ และสุดท้ายก็เรียงตามชื่อบริษัท ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงถึงการตั้งค่าเหล่านั้นในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม

ป้ายชื่อที่อยู่สำหรับการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม

เมื่อคุณพิมพ์ป้ายชื่อ Access จะเรียงลำดับที่อยู่ตามประเทศ/ภูมิภาคก่อน แล้วจึงเรียงตามรหัสไปรษณีย์ และชื่อบริษัท

การเรียงลำดับระเบียนสำหรับรายงานจำนวนมากอาจไม่เพียงพอ  — คุณอาจต้องการแบ่งรายงานออกเป็นกลุ่มๆ ทั้งนี้ กลุ่ม คือ คอลเลกชันของระเบียน พร้อมข้อมูลเกริ่นนำและข้อมูลสรุปที่แสดงพร้อมกับระเบียน เช่น ส่วนหัว กลุ่มประกอบด้วยส่วนหัวของกลุ่ม กลุ่มที่ถูกซ้อน (ถ้ามี ) ระเบียนรายละเอียด และส่วนท้ายของกลุ่ม

การจัดกลุ่มอนุญาตให้คุณแยกกลุ่มระเบียนในลักษณะที่คุณมองเห็นได้ และแสดงบทเกริ่นนำและข้อมูลสรุป สำหรับแต่ละกลุ่ม ตัวอย่างเช่น รายงานต่อไปนี้จัดกลุ่มยอดขายตามวันที่จัดส่ง และคำนวณยอดขายรวมสำหรับแต่ละวัน

ยอดขายที่เรียงตามวันที่จัดส่งพร้อมยอดรวม

บรรยายภาพ 1 วันที่เป็นตัวแนะนำกลุ่ม
บรรยายภาพ 2 ผลรวมเป็นตัวสรุปกลุ่ม

คุณสามารถเห็นได้ว่าการจัดกลุ่มทำงานอย่างไรโดยเปรียบเทียบรายการผลิตภัณฑ์ตามรายงานประเภท (แสดงไว้ในภาพประกอบต่อไปนี้) กับแผ่นข้อมูลสำหรับแบบสอบถามพื้นฐานของแผ่นข้อมูลนั้น ซึ่งก็คือ รายการผลิตภัณฑ์ ทั้งรายงานและแบบสอบถามเรียงลำดับผลิตภัณฑ์ตามประเภท แต่รายงานยังจะพิมพ์ชื่อของแต่ละประเภทบนบรรทัดที่แยกต่างหาก ณ จุดเริ่มต้นของแต่ละกลุ่ม (ในส่วนหัวของกลุ่ม) และจำนวนผลิตภัณฑ์ของแต่ละประเภทบนบรรทัดที่แยกต่างหาก ณ ส่วนท้ายของแต่ละกลุ่ม (ในส่วนท้ายของกลุ่ม)

แบบสอบถามรายการผลิตภัณฑ์

บรรยายภาพ 1 ชื่อประเภทจะปรากฎขึ้นในทุกแถวในแผ่นข้อมูล
บรรยายภาพ 2 ชื่อประเภทปรากฎขึ้นหนึ่งครั้งสำหรับแต่ละกลุ่มในรายงาน และในส่วนหัวของกลุ่ม
บรรยายภาพ 3 ยอดรวมสำหรับประเภทปรากฎขึ้นที่ส่วนท้ายของแต่ละกลุ่ม ในส่วนท้ายของกลุ่ม
บรรยายภาพ 4 ระเบียนปรากฎเป็นกลุ่มใหญ่หนึ่งกลุ่มในแผ่นข้อมูล
บรรยายภาพ 5 ระเบียนสำหรับแต่ละประเภทจะปรากฏเป็นส่วนแยกต่างหากในรายงาน นำหน้าด้วยส่วนหัวของกลุ่ม และตามด้วยส่วนท้ายของกลุ่ม

คุณสามารถจัดกลุ่มบนเขตข้อมูลใดก็ได้และสามารถเรียงลำดับบนนิพจน์ (ได้มากถึง 10 นิพจน์) คุณสามารถจัดกลุ่มบนเขตข้อมูลเดียวกันหรือนิพจน์เดียวกันได้มากกว่าหนึ่งครั้ง เมื่อคุณจัดกลุ่มบนเขตข้อมูลหรือนิพจน์มากกว่าหนึ่งรายการ Access จะซ้อนทับกลุ่มเหล่านั้นตามระดับของกลุ่ม เขตข้อมูลแรกที่คุณได้จัดกลุ่มคือ ระดับกลุ่มแรกและสำคัญที่สุด เขตข้อมูลที่สองที่คุณจัดกลุ่มคือระดับกลุ่มถัดไป เช่นนี้ไปเรื่อยๆ ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงให้ดูว่า Access ซ้อนทับกลุ่มอย่างไร

ระดับชั้นของส่วนหัวและส่วนท้าย

บรรยายภาพ 1 ส่วนหัวแต่ละส่วนของกลุ่มจะถูกจัดเป็นคู่กับส่วนท้ายของกลุ่ม

หลังจากที่คุณระบุการจัดเรียงเขตข้อมูลในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่มแล้ว คุณสามารถสร้างกลุ่มด้วยการเพิ่มส่วนหัวและส่วนท้ายของกลุ่ม คุณใช้คุณสมบัติ ส่วนหัวของกลุ่ม เพื่อเพิ่มหรือย้ายส่วนหัวสำหรับกลุ่ม และใช้คุณสมบัติ ส่วนท้ายของกลุ่ม เพื่อเพิ่มหรือย้ายส่วนท้ายสำหรับกลุ่ม คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติอันใดอันหนึ่งหรือทั้งสองอันสำหรับแต่ละเขตข้อมูลและแต่ละนิพจน์ที่คุณจัดกลุ่ม

บ่อยครั้งที่คุณใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อแสดงข้อมูลที่ระบุถึงกลุ่มที่อยู่ในส่วนที่แยกต่างหาก ณ จุดเริ่มต้นของกลุ่ม และคุณมักใช้ส่วนท้ายของกลุ่มเพื่อสรุปข้อมูลในกลุ่มที่อยู่ในส่วนที่แยกต่างหาก ณ ส่วนท้ายของกลุ่ม

การเพิ่มหรือย้ายส่วนหัวหรือส่วนท้ายของกลุ่ม

  1. เปิดรายงานในมุมมองออกแบบ
  2. บนเมนู มุมมอง ให้คลิก การเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม และตั้งค่าลำดับการจัดเรียงในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม
  3. ในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม ให้คลิกที่เขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่คุณต้องการจะจัดกลุ่ม
  4. ตั้งค่าคุณสมบัติ ส่วนหัวของกลุ่ม หรือ ส่วนท้ายของกลุ่ม:
    • หากต้องการเพิ่มส่วนหัวของกลุ่ม ให้คลิก ใช่ ที่รายการแบบหล่นลงของ ส่วนหัวของกลุ่ม Access จะเพิ่มส่วนหัวของกลุ่มลงในการออกแบบรายงาน
    • หากต้องการเพิ่มส่วนท้ายของกลุ่ม ในรายการแบบหล่นลงของ ส่วนท้ายของกลุ่ม ให้คลิก ใช่ Access จะเพิ่มส่วนท้ายของกลุ่มให้กับการออกแบบรายงาน
    • หากต้องการย้ายส่วนหัวของกลุ่ม ในรายการแบบหล่นลงของ ส่วนหัวของกลุ่ม ให้คลิก ไม่ Access จะขอให้คุณยืนยันการเลือกของคุณก่อนย้ายส่วนหัวของกลุ่ม และตัวควบคุมที่อยู่ภายในออกจากการออกแบบรายงาน
    • หากย้ายส่วนท้ายของกลุ่ม ในรายการแบบหล่นลงของ ส่วนท้ายของกลุ่ม ให้คลิก ไม่ Access จะขอให้คุณยืนยันการเลือกของคุณก่อนย้ายส่วนท้ายของกลุ่ม และตัวควบคุมที่อยู่ภายในออกจากการออกแบบรายงาน

การเรียงลำดับและการจัดกลุ่มเพิ่มส่วนหัว

บรรยายภาพ 1 เลือกเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่คุณต้องการจัดกลุ่ม
บรรยายภาพ 2 คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรายการแบบหล่นลงเพื่อแสดงเนื้อหาของรายการ
บรรยายภาพ 3 คลิก ใช่ เพื่อเพิ่มส่วนหัว หรือไม่เพื่อย้ายออก
  1. เพิ่มตัวควบคุมที่คุณต้องการให้ปรากฎในส่วนหัวของกลุ่มหรือส่วนท้ายของกลุ่มลงไปในการออกแบบรายงาน

 เคล็ดลับ   คุณสามารถสร้างกลุ่มในรายงานโดยกลุ่มนั้นไม่มีส่วนหัวของกลุ่ม คุณสามารถระบุถึงกลุ่มในส่วนรายละเอียดได้ด้วยการเพิ่มตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้ลงในส่วนรายละเอียดของรายงานและตั้งค่าคุณสมบัติ ซ่อนการซ้ำ ให้เป็น ใช่

ตัวอย่าง: การทำรายการยอดขายของพนักงานที่เรียงตามประเทศ/ภูมิภาค

ในรายงานที่มีการจัดกลุ่มเขตข้อมูลและนิพจน์หลายรายการนั้น คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้นด้วยการแสดงข้อมูลเกริ่นนำและข้อมูลสรุปสำหรับแต่ละระดับกลุ่ม ตัวอย่างเช่น รายงานยอดขายของพนักงานที่เรียงตามประเทศ ที่แสดงในตัวอย่างต่อไปนี้ จะใช้ส่วนหัวและส่วนท้ายของกลุ่มเพื่อแนะนำและสรุปข้อมูลของแต่ละประเทศ/ภูมิภาคและพนักงานขาย

ยอดขายของพนักงานที่เรียงตามประเทศ

บรรยายภาพ 1 ยอดขายสำหรับสหราชอาณาจักรเริ่มต้นที่นี่
บรรยายภาพ 2 ยอดขายสำหรับ Steven Buchanan เริ่มต้นที่นี่
บรรยายภาพ 3 ยอดขายรวมสำหรับ Steven Buchanan แสดงไว้ที่นี่

คุณจะเห็นการเรียงลำดับทั้งหมดและสเปคการจัดกลุ่มบางสเปคสำหรับรายงานนี้ได้จากภาพประกอบต่อไปนี้

ยอดขายของพนักงานที่เรียงตามประเทศ, กล่องโต้ตอบการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม

บรรยายภาพ 1 สัญลักษณ์นี้แสดงให้เห็นว่ารายงานได้จัดกลุ่มในเขตข้อมูลนี้
บรรยายภาพ 2 คุณสมบัติกลุ่มสำหรับเขตข้อมูล ประเทศ ที่เลือกไว้

ตารางต่อไปนี้จะแสดงสเปคที่มีการเรียงลำดับและการจัดกลุ่มทั้งหมดสำหรับรายงานนี้ รายงานนี้จัดกลุ่มยอดขายตามประเทศ/ภูมิภาคก่อน และจัดกลุ่มยอดขายตามชื่อพนักงานขายแต่ละคนภายในแต่ละประเทศ/ภูมิภาค สำหรับพนักงานขายแต่ละรายนั้น จะมีการเรียงลำดับระเบียนตามรหัสใบสั่งซื้อ

เขตข้อมูล/
นิพจน์
ลำดับ
การจัดเรียง
ส่วนหัวของกลุ่ม ส่วนท้ายของกลุ่ม การจัดกลุ่ม
ตาม
ช่วงการจัดกลุ่ม เก็บไว้
บนหน้าเดียวกัน
ประเทศ จากน้อยไปหามาก ใช่ ใช่ แต่ละค่า 1 ด้วยส่วนรายละเอียดแรก
=[LastName] & ', ' & [FirstName] จากน้อยไปหามาก ใช่ ใช่ แต่ละค่า 1 ด้วยส่วนรายละเอียดแรก
รหัสใบสั่งซื้อ จากน้อยไปหามาก ไม่ ไม่ แต่ละค่า 1 ไม่

ตัวอย่างของการออกแบบรายงานต่อไปนี้จะแสดงจุดที่คุณวางตัวควบคุมที่แสดงข้อมูลเกริ่นนำและข้อมูลสรุปในส่วนหัวและส่วนท้ายของกลุ่ม

ยอดขายของพนักงานที่เรียงตามประเทศ, มุมมองออกแบบ

บรรยายภาพ 1 แทรกตัวควบคุมประเทศในส่วนหัวของประเทศ
บรรยายภาพ 2 แทรกตัวควบคุมที่มีนิพจน์ที่สร้างชื่อพนักงานขายลงในส่วนหัว =[LastName] & ', ' & [FirstName]
บรรยายภาพ 3 แทรกตัวควบคุมทั้งหมดสำหรับพนักงานขายในส่วนท้าย =[LastName] & ', ' & [FirstName]
บรรยายภาพ 4 แทรกตัวควบคุมประเทศทั้งหมดในส่วนท้ายประเทศ

หากต้องการระบุค่าหรือช่วงของค่าที่เริ่มกลุ่มใหม่ คุณจะต้องใช้คุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม และ ช่วงการจัดกลุ่ม ในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม คุณสมบัตินี้จะทำงานกันเป็นคู่ ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่จัดกลุ่มระเบียนในเขตข้อมูลวันที่ คุณสามารถจัดการระเบียนของปีในช่วงเวลาหกเดือนสองช่วงโดยการตั้งค่าคุณสมบัติ จัดกลุ่มตามเป็น เดือน และ ช่วงการจัดกลุ่มเป็น 6

  • คุณสมบัติจัดกลุ่มตาม    จะระบุถึงวิธีการการจัดกลุ่มค่าว่าเป็นอย่างไร คุณสามารถจัดกลุ่มเขตข้อมูลของชนิดข้อมูลต่อไปนี้ในแต่ละค่า: ข้อความ หมายเลขอัตโนมัติ สกุลเงิน หมายเลข และวัน/เวลา คุณสามารถจัดกลุ่มเขตข้อมูลแบบข้อความตามอักขระสองสามตัวแรกของค่านั้นๆ คุณสามารถจัดกลุ่มเขตข้อมูลหมายเลขอัตโนมัติ สกุลเงิน หมายเลข และ วัน/เวลาในช่วงของค่าได้
  • คุณสมบัติช่วงการจัดกลุ่ม    จะระบุช่วงเวลาใดๆ ที่ตรงกับค่าในเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่คุณกำลังจัดกลุ่ม

คุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม และ ช่วงการจัดกลุ่ม จะกระทบต่อวิธีการจัดการระเบียนในรายงาน ดังนั้นคุณจะไม่เห็นความเปลี่ยนแปลงใดๆ ในการออกแบบรายงานเมื่อมีการตั้งค่ารายงาน คุณสามารถเห็นผลกระทบที่ว่านี้เมื่อดูตัวอย่างก่อนพิมพ์หรือพิมพ์รายงาน

หากต้องการตั้งค่าช่วงและช่วงเวลาของการจัดกลุ่ม    

  1. ในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม ให้คลิกเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่ต้องการจัดกลุ่ม
  2. สำหรับคุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม ให้เลือกช่วงจากในรายการ
  3. สำหรับคุณสมบัติ ช่วงการจัดกลุ่ม ให้พิมพ์ช่วงเวลาที่ถูกต้อง

การตั้งค่าช่วงและช่วงเวลา

บรรยายภาพ 1 คลิกเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่ต้องการจัดกลุ่ม
บรรยายภาพ 2 คลิกลูกศรลงถัดจากรายการแบบหล่นลงเพื่อแสดงค่าในรายการ
บรรยายภาพ 3 เลือกช่วงจากรายการ

การตั้งค่าที่ Access แสดงสำหรับคุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม ขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลที่คุณกำลังจัดกลุ่ม ตารางในส่วนต่อไปนี้จะแสดงตัวเลือกที่ใช้งานได้สำหรับชนิดข้อมูลแต่ละชนิด เมื่อคุณจัดกลุ่มนิพจน์ Access จะแสดงการตั้งค่าทั้งหมดสำหรับข้อมูลทุกชนิด

เมื่อคุณจัดกลุ่มระเบียนในเขตข้อมูลแบบข้อความ คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม เป็นช่วงที่แสดงรายการในตารางต่อไปนี้ หากตั้งค่าคุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม เป็น คำนำหน้าอักขระ คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ ช่วงการจัดกลุ่ม เป็นหมายเลขใดๆ ที่ตรงกับค่าในเขตข้อมูลที่คุณกำลังจัดกลุ่ม หากตั้งค่าคุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม เป็น แต่ละค่าช่วงการจัดกลุ่ม จะมีค่าเท่ากับ1

ตั้งค่าคุณสมบัติจัดกลุ่มตาม
เป็น

หากต้องการจัดกลุ่มระเบียน
แต่ละค่า ที่มีค่าเดียวกันในเขตข้อมูลหรือนิพจน์
คำนำหน้าอักขระ ที่มีจำนวนของอักขระ n แรกเหมือนกันในเขตข้อมูลหรือนิพจน์

ตัวอย่าง: การจัดกลุ่มระเบียนสำหรับอักขระตัวแรกของค่า

ในการช่วยให้คุณระบุตำแหน่งเริ่มต้นของกลุ่มใหม่ในรายการที่ยาว คุณสามารถพิมพ์อักขระสองสามตัวแรกของค่าในแต่ละกลุ่มตรงส่วนหัวของกลุ่ม เช่น รายงานรายการผลิตภัณฑ์ที่เรียงตามตัวอักษรที่แสดงในตัวอย่างต่อไปนี้จะพิมพ์อักขระตัวแรกของชื่อผลิตภัณฑ์ในกลุ่ม ณ จุดเริ่มต้นของกลุ่ม

รายงานรายการผลิตภัณฑ์ที่เรียงตามตัวอักษร

ตารางต่อไปนี้จะแสดงสเปคการเรียงลำดับและการจัดกลุ่มสำหรับรายงานนี้ การเลือก ชื่อผลิตภัณฑ์ ในแถวแรกของคอลัมน์เขตข้อมูล/นิพจน์ จะจัดกลุ่มระเบียนตามอักขระตัวแรกของชื่อผลิตภัณฑ์ การเลือก ชื่อผลิตภัณฑ์ ในแถวที่สองของคอลัมน์จะเรียงลำดับระเบียนตามตัวอักษรตามชื่อผลิตภัณฑ์ภายใต้ตัวอักษรแต่ละตัว

เขตข้อมูล/
นิพจน์
ลำดับ
การจัดเรียง
ส่วนหัวของกลุ่ม ส่วนท้ายของกลุ่ม การจัดกลุ่ม
ตาม
ช่วงการจัดกลุ่ม เก็บไว้
บนหน้าเดียวกัน
ชื่อผลิตภัณฑ์ จากน้อยไปหามาก ใช่ ใช่ คำนำหน้าอักขระ 1 กลุ่มทั้งหมด
ชื่อผลิตภัณฑ์ จากน้อยไปหามาก ไม่ ไม่ แต่ละค่า 1 ไม่

ข้อมูลเพิ่มเติม

หากต้องการพิมพ์อักขระตัวแรกของแต่ละกลุ่มในส่วนหัวของกลุ่ม คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Left สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูบทความ ฟังก์ชัน Left

เมื่อคุณจัดกลุ่มระเบียนตามเขตข้อมูลวัน/เวลา ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม เป็นช่วงใดช่วงหนึ่งที่แสดงในตารางต่อไปนี้ สำหรับช่วงทั้งหมดยกเว้น แต่ละค่า ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ช่วงการจัดกลุ่ม เป็นหมายเลขที่ตรงกับค่าในเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่คุณกำลังจัดกลุ่ม (ค่า ช่วงการจัดกลุ่ม สำหรับ แต่ละค่า จะเป็น 1)

ตั้งค่าคุณสมบัติจัดกลุ่มตาม 

เป็น

หากต้องการจัดกลุ่มระเบียนด้วย
แต่ละค่า ค่าเดียวกันในเขตข้อมูลหรือนิพจน์
ปี วันที่ในปีปฏิทินเดียวกัน
ไตรมาส วันที่ในไตรมาสปฏิทินเดียวกัน
เดือน วันที่ในเดือนเดียวกัน
สัปดาห์ วันที่ในสัปดาห์เดียวกัน
วัน วันที่บนวันเดียวกัน
ชั่วโมง เวลาในชั่วโมงเดียวกัน
นาที เวลาในนาทีเดียวกัน

ข้อมูลเพิ่มเติม

เมื่อคุณตั้งค่าคุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม สำหรับเขตข้อมูลวันที่/เวลา ให้จัดกลุ่มระเบียนตามลำดับเวลา  — คือ ตามลำดับวันที่ หากต้องการจัดกลุ่มระเบียนตามช่วงเวลาเดียวกันของปี  — เช่น ในการจัดกลุ่มผลกำไรพร้อมกันหลายๆ ปีตามไตรมาส — ให้คุณใช้ฟังก์ชัน DatePart สำหรับรายละเอียด โปรดดูบทความ ฟังก์ชัน DatePart

ตัวอย่าง: การจัดกลุ่มระเบียนด้วยค่าของวันที่/เวลา

เมื่อคุณต้องการวิเคราะห์ยอดขายตั้งแต่หนึ่งปีขึ้นไป การจัดกลุ่มระเบียนตามลำดับของช่วงเวลาจะทำให้เกิดความสะดวกยิ่งขึ้น เช่น ไตรมาส หรือเดือน ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเห็นช่วงเวลาที่ยอดขายเพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น รายงานสรุปยอดขายตามปีที่แสดงยอดรวมทั้งหมดตามไตรมาส ส่วนรายละเอียดของรายงานสรุปจะถูกซ่อนไว้เพื่อให้คุณได้เห็นเฉพาะข้อมูลเกริ่นนำและข้อมูลสรุป

สรุปยอดขายตามปี

ตารางต่อไปนี้จะแสดงสเปคหลักๆ ของการเรียงลำดับและการจัดกลุ่มสำหรับรายงานนี้ การเลือก วันที่จัดส่ง ในแถวแรกของคอลัมน์ เขตข้อมูล/นิพจน์ จะจัดกลุ่มระเบียนตามปี การเลือก วันที่จัดส่ง ในแถวที่สองของคอลัมน์จะจัดกลุ่มระเบียนของแต่ละปีตามไตรมาส

เขตข้อมูล/
นิพจน์
ลำดับ
การจัดเรียง
ส่วนหัวของกลุ่ม ส่วนท้ายของกลุ่ม การจัดกลุ่ม
ตาม
ช่วง
การจัดกลุ่ม
เก็บไว้
บนหน้าเดียวกัน
วันที่จัดส่ง จากน้อยไปหามาก ใช่ ใช่ ปี 1 ทั้งหมด
การจัดกลุ่ม
วันที่จัดส่ง จากน้อยไปหามาก ไม่ ใช่ ไตรมาส 1 ไม่

ข้อมูลเพิ่มเติม

นอกจากการจัดกลุ่มแล้ว รายงานสรุปยอดขายตามปีจะใช้คุณลักษณะอื่นๆ ที่สำคัญบางคุณลักษณะ โดยใช้ฟังก์ชันDatePart เพื่อส่งคืนค่าตัวเลขที่เทียบเท่าวันที่ เช่น 1993 และรายงานจะใช้ฟังก์ชัน Count เพื่อนับจำนวนของระเบียนในเขตข้อมูล เช่น จำนวนของใบสั่งซื้อที่ส่งแล้ว หากต้องการดูการออกแบบรายงานที่เสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ดูรายงานสรุปยอดขายตามปีในฐานข้อมูลตัวอย่าง Northwind.mdb ใน Access

เมื่อคุณจัดกลุ่มระเบียนในเขตข้อมูลแบบหมายเลขอัตโนมัติ สกุลเงิน หรือหมายเลข คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ จัดกลุ่มตามเป็นช่วงที่แสดงรายการไว้ในตารางต่อไปนี้ หากตั้งค่าคุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม เป็น ช่วงเวลา คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ ช่วงการจัดกลุ่ม เป็นหมายเลขใดๆ ที่ตรงกับค่าในเขตข้อมูลที่คุณกำลังจัดกลุ่ม หากตั้งค่าคุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม เป็น แต่ละค่าช่วงการจัดกลุ่ม จะมีค่าเท่ากับ 1

ตั้งค่าคุณสมบัติจัดกลุ่มตาม
เป็น

หากต้องการจัดกลุ่มระเบียนด้วย
แต่ละค่า ค่าเดียวกันในเขตข้อมูลหรือนิพจน์
ช่วงเวลา ค่าที่อยู่ในช่วงที่ระบุ

จากค่าเริ่มต้น Access จะเริ่มต้นกลุ่มของหมายเลขอัตโนมัติ สกุลเงิน และหมายเลขด้วยเลข 0 เช่น หากตั้งค่าคุณสมบัติ จัดกลุ่มตาม เป็น ช่วงเวลา และตั้งค่าคุณสมบัติช่วงการจัดกลุ่ม เป็น 5 Access จะจัดกลุ่มระเบียนดังนี้: 0–4, 5–9, 10–14 เป็นต้น

ตัวอย่าง: การจัดกลุ่มด้วยช่วงของค่าสกุลเงิน

คุณสามารถจัดกลุ่มค่าสกุลเงินตามช่วงที่ต้องการ เช่น รายงานยอดขาย Northwind Traders ตามจำนวนยอดขายจะจัดกลุ่มยอดขายในช่วงของ $100 และเนื่องจากไม่มีข้อมูลเกริ่นนำหรือข้อมูลสรุป ให้คุณใช้เส้นตรงในส่วนท้ายของกลุ่มเพื่อแยกกลุ่มออกจากกันอย่างชัดเจน

ยอดขายทั้งหมดตามจำนวนเงิน

ตารางต่อไปนี้จะแสดงสเปคที่มีการเรียงลำดับและจัดกลุ่มทั้งหมดสำหรับรายงานนี้ การเลือก จำนวนยอดขาย ในแถวแรกของคอลัมน์ เขตข้อมูล/นิพจน์ จะจัดกลุ่มระเบียนในช่วงของ 100 การเลือก จำนวนยอดขาย ในแถวที่สองจะเรียงลำดับระเบียนจากจำนวนน้อยไปหามากภายในแต่ละช่วงของ $100

เขตข้อมูล/
นิพจน์
ลำดับ
การจัดเรียง
ส่วนหัวของกลุ่ม ส่วนท้ายของกลุ่ม การจัดกลุ่ม
ตาม
ช่วง
การจัดกลุ่ม
เก็บไว้
บนหน้าเดียวกัน
จำนวนยอดขาย จากน้อยไปหามาก ไม่ ใช่ ช่วง 100 ทั้งหมด
การจัดกลุ่ม
จำนวนยอดขาย จากน้อยไปหามาก ไม่ ไม่ แต่ละค่า 1 ไม่

คุณสามารถควบคุมวิธีที่จะพิมพ์องค์ประกอบของกลุ่มโดยการใช้คุณสมบัติ เก็บไว้บนหน้าเดียวกัน ในหน้าต่างการเรียงลำดับและจัดกลุ่ม กลุ่มจะประกอบด้วยส่วนหัวของกลุ่ม กลุ่มซ้อน (ถ้ามี) ระเบียนรายละเอียด และส่วนท้ายของกลุ่ม

หากต้องการระบุวิธีการพิมพ์กลุ่มลงในหน้ากระดาษ    

  1. ในหน้าต่างการเรียงลำดับและจัดกลุ่ม ให้คลิกเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่ต้องการจัดกลุ่ม
  2. ตั้งค่าคุณสมบัติ เก็บไว้บนหน้าเดียวกัน:
    • เลือก ไม่ เพื่อพิมพ์ไม่ว่าจะมีตัวแบ่งหน้าหรือไม่เมื่อพิมพ์กลุ่มมากกว่าหนึ่งหน้า
    • เลือก กลุ่มทั้งหมด เพื่อพิมพ์กลุ่มทั้งหมดในหน้ากระดาษเดียวกัน
    • เลือก ด้วยส่วนรายละเอียดแรก เพื่อพิมพ์ส่วนหัวของกลุ่มจนถึงระเบียนรายละเอียดแรกเป็นอย่างน้อยที่สุดลงในหน้ากระดาษเดียวกัน

 หมายเหตุ   เมื่อตั้งค่าคุณสมบัติ เก็บไว้บนหน้าเดียวกัน เป็น กลุ่มทั้งหมด หรือ ด้วยส่วนรายละเอียดแรก ขนาดของกลุ่ม (หรือส่วนของกลุ่มที่รวมส่วนหัวของกลุ่มจนถึงระเบียนรายละเอียดแรก) จะระบุถึงวิธีการที่ Access ตอบรับ หากกลุ่มทั้งหมดหรือส่วนหัวจนถึงระเบียนรายละเอียดแรกมีขนาดใหญ่เกินกว่าที่จะพิมพ์ลงในหน้ากระดาษขณะนั้น Access จะเลื่อนไปที่หน้าใหม่และจะเริ่มพิมพ์

คุณสมบัติเก็บไว้บนหน้าเดียวกัน

คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงในหน้าต่างการเรียงลำดับและจัดกลุ่มก่อนหรือหลังวางตัวควบคุมในมุมมองรายงาน เช่น ในการสร้างรายงานใหม่ที่ใช้ข้อมูลเดียวกันเป็นรายงานที่มีอยู่แต่จะเรียงลำดับและจัดกลุ่มให้แตกต่างออกไป ให้คัดลอกรายงานและเปลี่ยนลำดับการจัดเรียงและจัดกลุ่มใหม่

หากต้องการเปลี่ยนลำดับการจัดเรียงและการจัดกลุ่ม    

  1. ในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม ให้คลิกตัวเลือกแถวของเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่ต้องการย้าย
  2. คลิกตัวเลือกอีกครั้งและลากไปที่ตำแหน่งใหม่ในรายการ

เปลี่ยนลำดับการจัดเรียงและการจัดกลุ่ม 1.bmp

เปลี่ยนลำดับการจัดเรียงและการจัดกลุ่ม

หากเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่คุณย้ายมีส่วนหัวและส่วนท้าย Access จะย้ายส่วนต่างๆ และตัวควบคุมที่ตั้งอยู่ในเขตข้อมูลหรือนิพจน์ไปที่ตำแหน่งใหม่ในการออกแบบรายงาน อย่างไรก็ตาม คุณต้องปรับตำแหน่งของตัวควบคุมภายในส่วนด้วยตนเอง

หากต้องการแทรกเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่เรียงลำดับหรือจัดกลุ่มแล้ว    

  1. ในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม ให้คลิกตัวเลือกแถวของแถวที่ต้องการแทรกเขตข้อมูลหรือนิพจน์ใหม่ และกดปุ่ม INS

Access จะแทรกแถวว่างให้ใหม่

  1. ในคอลัมน์ เขตข้อมูล/นิพจน์ ของแถวใหม่ ให้เลือกหรือป้อนเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่ต้องการ
  2. ในคอลัมน์ ลำดับการจัดเรียง ให้คลิก จากน้อยไปหามาก หรือ จากมากไปหาน้อย
  3. ตั้งค่าคุณสมบัติกลุ่มที่ต้องการ

หากต้องการลบเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่เรียงลำดับหรือจัดกลุ่มแล้ว    

  1. ในหน้าต่างการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม ให้คลิกตัวเลือกแถวของเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่คุณต้องการลบ และกดปุ่ม DEL
  2. Access จะขอให้คุณยืนยันการลบ คลิก ตกลง เพื่อลบระดับการจัดเรียงหรือการจัดกลุ่ม (รวมถึงส่วนหัวและส่วนท้ายสำหรับระดับกลุ่มนั้นและตัวควบคุมทั้งหมดของส่วนหัวและส่วนท้าย) หรือคลิก ยกเลิก เพื่อยกเลิกการลบ

กลับไปที่ด้านบน  กลับไปที่ด้านบน

เพิ่มฟังก์ชัน sums, counts และ totals ในรายงานของคุณ

คุณสามารถใช้ Access เพื่อเพิ่มฟังก์ชัน sums, counts และ totals ลงในรายงานของคุณ เช่น หากคุณต้องการเพิ่มผลรวมของปริมาณที่สั่งไปที่ส่วนท้ายของรายงาน คุณสามารถทำได้โดยการสร้างตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณในส่วนท้ายของรายงาน ตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณคือรายการหนึ่งที่แหล่งข้อมูลของตัวควบคุมคือนิพจน์ ไม่ใช่เขตข้อมูล เมื่อคุณเปิดรายงานที่มีตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณ Access จะคำนวณค่าที่ถูกต้องโดยใช้ข้อมูลปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น ในการพิมพ์วันที่ปัจจุบันในรายงาน ให้ป้อนนิพจน์ =Date() ในกล่องข้อความ Date คือฟังก์ชันที่มีอยู่ที่จะส่งกลับวันที่ปัจจุบันที่เก็บไว้ในนาฬิกาของระบบคอมพิวเตอร์ เมื่อ Access เปิดใช้รายงานนี้ นิพจน์ในตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณ Date() จะถูกนำมาใช้ และวันที่ปัจจุบันจะแสดงในตัวควบคุมของรายงาน

การใช้ฟังก์ชัน Sum

หากต้องการคำนวณผลรวมของจำนวนที่สั่งสำหรับรายงานทั้งหมด ให้คุณวางตัวควบคุมกล่องข้อความไว้ที่ส่วนท้ายของรายงาน และตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของกล่องข้อความเป็นนิพจน์ต่อไปนี้:

=Sum([QuantityOrdered])

ฟังก์ชัน Sum จะคำนวณยอดรวมทั้งหมดของชุดของค่าจากแหล่งระเบียนของคุณ  — ในกรณีนี้ คอลัมน์จะชื่อว่า QuantityOrdered ทั้งนี้ Sum เป็นหนึ่งในฟังก์ชันการรวมใน Access ที่คุณสามารถใช้คำนวณค่าสรุปได้

การรวมยอดส่วนใหญ่จะถูกสร้างโดยการคำนวณผลรวม ไม่ว่าจะสำหรับกลุ่มของระเบียนหรือสำหรับระเบียนทั้งหมด เมื่อคุณคำนวณผลรวม ส่วนของรายงานที่จะใช้วางตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณที่มีนิพจน์ผลรวมจึงเป็นสิ่งที่สำคัญ Access จะระบุถึงวิธีการรวมยอดโดยดูจากจุดที่วางตัวควบคุม — นั่นคือการดูว่าคุณเลือกรายงานที่ส่วนใด

การออกแบบรายงานยอดขายที่เรียงตามผลิตภัณฑ์

เช่น ในการคำนวณผลรวมของระเบียนหนึ่ง ให้คุณสร้างกล่องข้อความที่ใช้ในการคำนวณในส่วนรายละเอียด ตัวอย่างอาจเป็นการคำนวณภาษีขายก็ได้ ในการคำนวณยอดรวมของกลุ่มระเบียน เช่น สำหรับผลิตภัณฑ์แต่ละตัวในรายงานที่จัดกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ ให้คุณสร้างกล่องข้อความที่ใช้ในการคำนวณในส่วนหัวของกลุ่มหรือส่วนท้ายของกลุ่มสำหรับกลุ่มนั้น ในการพิมพ์ยอดรวมทั้งหมดของรายงานทั้งหมด ให้คุณสร้างกล่องข้อความที่ใช้ในการคำนวณในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของรายงาน

ภาพของรายงานที่กำลังแสดงยอดรวมกลุ่มและยอดรวมรายงาน

โปรดตั้งข้อสังเกตว่า เมื่อคุณต้องการยอดรวมของค่าในตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณ คุณจะต้องทำรายการซ้ำของนิพจน์ที่ใช้ในตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณในฟังก์ชัน Sum ตัวอย่างเช่น หากคุณมีตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณชื่อภาษีที่ใช้นิพจน์

=[UnitPrice]*0.085

วิธีการที่ถูกต้องในการคำนวณค่าในตัวควบคุมภาษีคือ

=Sum([UnitPrice]*0.085)

และ ไม่ใช่

=Sum(Tax)

ในบางครั้งคุณอาจไม่ต้องการรวมค่า แต่ต้องการนับจำนวนรายการแทน ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแสดงจำนวนของใบสั่งซื้อสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ต้องการ นอกเหนือจากการรวมยอดขายของแต่ละผลิตภัณฑ์ ในการนับใบสั่งซื้อ ให้ใช้ฟังก์ชันการรวมCount ทั้งนี้ Access จะใช้ Structured Query Language (SQL) เพื่อสอบถามฐานข้อมูลของคุณ และ Count เป็นหนึ่งในฟังก์ชันการรวม SQL ที่คุณสามารถใช้คำนวณค่าในคอลัมน์

การใช้ฟังก์ชัน Count

หากคุณมียอดขายตามรายงานผลิตภัณฑ์และต้องการเพิ่มฟังก์ชัน count ของจำนวนใบสั่งซื้อ ในการนับจำนวนใบสั่งซื้อ ให้คุณสร้างตัวควบคุมกล่องข้อความ และตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม เป็นนิพจน์ดังต่อไปนี้:

=Count(*)

เครื่องหมายดอกจันจะแจ้ง Access ให้นับแถวทั้งหมดในส่วนรายละเอียดของคุณ แต่ผลจะขึ้นอยู่กับที่ที่คุณวางกล่องข้อความ เช่นเดียวกับการคำนวณของ sum ที่ส่วนของรายงานที่คุณวางกล่องข้อความจะมีความสำคัญ เนื่องจาก Access จะระบุถึงวิธีในการรวมของ count โดยขึ้นอยู่กับส่วนของรายงานที่เลือกไว้ หากคุณวางตัวควบคุมกล่องข้อความในส่วนหัวของกลุ่มหรือส่วนท้ายของกลุ่ม ฟังก์ชัน count จะรวมเฉพาะแถวรายละเอียดสำหรับกลุ่มนั้นเท่านั้น ในแผนผังต่อไปนี้ นิพจน์ 'Count(*)' จะแสดงในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม สำหรับกล่องข้อความ และยอดรวมที่สร้างโดยฟังก์ชัน Count จะแสดงในส่วนท้ายของรายงาน

Count แสดงในส่วนท้ายของรายงานและฟังก์ชัน Count แสดงในกล่องคุณสมบัติ

กลับไปที่ด้านบน  กลับไปที่ด้านบน

เก็บบันทึกงานของคุณ

หลังจากบันทึกการออกแบบรายงานแล้ว คุณสามารถนำรายงานดังกล่าวมาใช้ได้ตลอดเวลา การออกแบบรายงานจะยังคงเดิม แต่คุณจะได้รับข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่พิมพ์รายงานออกมา หากต้องมีการเปลี่ยนแปลงการทำรายงาน คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงานหรือสร้างรายงานใหม่ได้ใกล้เคียงกับรายงานฉบับเดิม

หากต้องการบันทึกการออกแบบรายงานของคุณ    

  1. บนเมนู แฟ้ม คลิก บันทึก (หรือคลิก บันทึก ในแถบเครื่องมือ)
  2. หากรายงานไม่มีชื่อ ให้พิมพ์ชื่อลงไปในกล่อง ชื่อรายงาน จากนั้นคลิก ตกลง

หากต้องการบันทึกการออกแบบรายงานของคุณด้วยชื่อใหม่    

  1. ในเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึกเป็น
  2. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อในกล่อง บันทึกรายงานที่ คลิก รายงาน ในกล่อง เป็น แล้วคลิก ตกลง

แสดงตัวอย่างรายงานของคุณ

ในขณะแสดงตัวอย่างรายงาน คุณจะเห็นหน้าตาของรายงานว่าเป็นอย่างไรโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาจริงๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตรวจสอบการจัดตำแหน่งและระยะห่างของคอลัมน์ข้อมูล หรือตรวจดูว่าข้อมูลในรายงานตรงกับที่คุณต้องการหรือไม่ ในขณะแสดงตัวอย่างรายงาน จะมีสองมุมมองให้เลือกดังนี้:

  • แสดงตัวอย่างเค้าโครง    ใช้การแสดงตัวอย่างเค้าโครงเพื่อตรวจสอบแบบอักษร ขนาดแบบอักษร และเค้าโครงทั่วไป การแสดงตัวอย่างเค้าโครงจะแสดงส่วนทั้งหมดของรายงานและระเบียนรายละเอียดบางระเบียน
  • ตัวอย่างก่อนพิมพ์    ใช้การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อดูรายงานทั้งหมดในรูปแบบเดียวกับเมื่อพิมพ์ออกมา

ในขณะแสดงรายงานในการแสดงตัวอย่างเค้าโครงหรือการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณจะเห็นมุมมองของรายงานในระยะใกล้

ตัวอย่างก่อนพิมพ์

การแสดงตัวอย่างของรายงานจากมุมมองออกแบบ    

  • ในเมนู มุมมอง ให้คลิก แสดงตัวอย่างเค้าโครง (หรือคลิกที่ลูกศรถัดจากปุ่ม มุมมอง ในแถบเครื่องมือแล้วคลิก แสดงตัวอย่างเค้าโครง)

ในการกลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิก ปิด ในแถบเครื่องมือ

ใช้การแสดงตัวอย่างรายงานทั้งหมดจากมุมมองออกแบบ    

  • ในเมนู มุมมอง ให้คลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (หรือคลิกที่ลูกศรถัดจากปุ่ม มุมมอง ในแถบเครื่องมือแล้วคลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์) ในการกลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิก ปิด ในแถบเครื่องมือ

การแสดงตัวอย่างรายงานจากหน้าต่างฐานข้อมูล    

  1. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก รายงาน และเลือกรายงานที่ต้องการแสดงตัวอย่าง
  2. ในหน้าต่างฐานข้อมูล ให้คลิก แสดงตัวอย่าง หรือคลิก แสดงตัวอย่างเค้าโครง ในเมนู แฟ้ม
  3. ในการกลับไปยังมุมมองฐานข้อมูล ให้คลิก ปิด ในแถบเครื่องมือ

ในการนำทางไปยังหน้าอื่นในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์    

คุณสามารถใช้ปุ่มนำทางเพื่อดูหน้าต่างๆ ในรายงานแบบติดต่อกันหรือข้ามไปยังหน้าต่างๆ ในรายงาน

  1. เปิดรายงานในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
  2. คลิกปุ่มนำทางปุ่มใดปุ่มหนึ่ง (ที่มุมด้านล่างซ้ายของหน้าต่าง) หรือพิมพ์หมายเลขหน้าที่ต้องการเห็นในกล่องหมายเลขหน้า และกดปุ่ม ENTER
  3. ในการกลับไปยังมุมมองฐานข้อมูล ให้คลิก ปิด ในแถบเครื่องมือ

ปุ่มนำทางหน้า

บรรยายภาพ 1 ปุ่มนำทางสำหรับหน้าแรก
บรรยายภาพ 2 ปุ่มนำทางสำหรับหน้าก่อนนี้
บรรยายภาพ 3 ปุ่มนำทางสำหรับหน้าถัดไป
บรรยายภาพ 4 ปุ่มนำทางสำหรับหน้าสุดท้าย
บรรยายภาพ 5 ในการดูหน้าเฉพาะเจาะจง ให้พิมพ์หมายเลขหน้าที่กล่องนี้

ในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถขยายเพื่อดูรายละเอียดหรือย่อเพื่อดูข้อมูลว่าอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมในหน้ากระดาษหรือไม่ โดยการคลิกตัวชี้ของเมาส์ไปที่ตำแหน่งของรายงานเพียงครั้งเดียว เมื่อต้องการเรียกคืนผลของการย่อ/ขยายขนาด ให้คลิกอีกครั้ง

 เคล็ดลับ   หลังจากแสดงตัวอย่างรายงาน คุณสามารถพิมพ์ผลลัพธ์ไปยัง Microsoft Office Word 2003 หรือ Microsoft Office Excel 2003 โดยการคลิกที่ปุ่มลูกศรถัดจากปุ่ม Officelinks ในแถบเครื่องมือ แล้วคลิก Publish It with Microsoft Office Word หรือ Analyze It with Microsoft Office Excel นอกจากนี้คุณสามารถส่งผลลัพธ์ไปเป็นข้อความอีเมลโดยการชี้ไปที่ ส่งไปยัง ในเมนู แฟ้ม แล้วคลิก ผู้รับจดหมาย (เป็นสิ่งที่แนบมา)

พิมพ์รายงานของคุณ

คุณสามารถพิมพ์รายงานจากแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ แสดงตัวอย่างเค้าโครง มุมมองออกแบบ หรือจากหน้าต่างฐานข้อมูล ก่อนการพิมพ์ คุณจะต้องตรวจสอบการตั้งค่าหน้ากระดาษอีกครั้ง เช่น การวางแนวระยะขอบหรือหน้า Access จะบันทึกการตั้งค่าหน้ากระดาษไว้ในรายงาน ดังนั้นการค่าดังกล่าวจึงทำแค่เพียงครั้งเดียว หากต้องการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถตั้งค่าหน้ากระดาษใหม่ได้

เปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ

  1. เปิดรายงานในมุมมองออกแบบหรือแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (หรือเลือกรายงานในหน้าต่างฐานข้อมูล)
  2. บนเมนู แฟ้ม คลิก ตั้งค่าหน้ากระดาษ (หากกำลังอยู่ในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถคลิกที่ ตั้งค่า บนแถบเครื่องมือ)

Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ

  1. บนแท็บ หน้ากระดาษ ภายใต้ การวางแนว คลิกที่ตัวเลือก:
    • แนวตั้ง ซึ่งจะวางแนวหน้ากระดาษในแนวตั้ง
    • แนวนอน ซึ่งจะวางแนวหน้ากระดาษในแนวนอน

นอกจากนี้คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษหรือเครื่องพิมพ์จากกล่องโต้ตอบ

  1. คลิก ตกลง

เพื่อพิมพ์รายงานโดยตรงจากแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คลิก พิมพ์ ในแถบเครื่องมือ หรือในเมนู แฟ้ม คลิก พิมพ์

ส่งรายงานไปยังเครื่องพิมพ์

  1. เปิดรายงานในมุมมองใดๆ (หรือเลือกรายงานในหน้าต่างฐานข้อมูล)
  2. บนเมนู แฟ้ม คลิก พิมพ์ (หากกำลังอยู่ในหน้าต่างฐานข้อมูล หรือในแสดงตัวอย่างเค้าโครง หรือในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถคลิกไปที่ พิมพ์ ในแถบเครื่องมือ)

Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ พิมพ์

  1. เลือกตัวเลือกเช่น เครื่องพิมพ์ ช่วงระยะที่พิมพ์ และจำนวนสำเนา
  2. คลิก ตกลง

ส่งรายงานไปในรูปของข้อความอีเมล

คุณสามารถส่งรายงานไปยังผู้รับในรูปของข้อความอีเมลแทนการพิมพ์ในแบบเอกสาร

ถ้าต้องการส่งรายงานไปในรูปของข้อความอีเมล    

  1. เปลี่ยนไปยังแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ หรือมุมมองออกแบบ
  2. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก ส่งไปยัง และคลิก ผู้รับจดหมาย (เป็นสิ่งที่แนบมา)
  3. ในกล่องโต้ตอบ ส่ง ในรายการ เลือกรูปแบบให้คลิกจัดรูปแบบแฟ้มที่ต้องการใช้

กล่องโต้ตอบส่ง

  1. ทำรายการในกล่องโต้ตอบที่เหลือให้เสร็จสมบูรณ์
  2. เมื่อโปรแกรมการส่งอีเมลปรากฏขึ้น ให้พิมพ์รายละเอียดข้อความ และส่งข้อความ
ความคิดเห็น :
1
อ้างอิง

Joy
warehouse for sale warehouse for sale warehouse for sale Miami warehouse for sale Miami warehouse for sale Miami warehouse for sale warehouse for sale Miami beach houses for sale homes for sale find real estate agent foreclosure homes for sale homes for sale DC real estate agents Boca Raton real estate | Commercial Mortgage Interest Rates | Warehouse For Lease | Commercial Real Estate Brokers | Office Space For Lease | Miami Dade Commercial Real Estate | Warehouses For Sale | Commercial Real Estate Broker | Miami Warehouse Space | Commercial Property | Office Building For Lease | Motel For Sale | Commercial Real Estate Agent | Commercial Real Estate | Commercial Real Estate Miami Florida | Commercial Real Estate For Sale | Commercial Real Estate Search | Office Building For Sale | Commercail Real Estate | Warehouses For Sale Miami | Office Space | Commercial Mortgage Rates | Office Space For Rent Miami | Commercal Property For Sale | Commercial Property For Sale | Commercial Property | Commercialrealestate | Commercialrealestate | Office Buildings | Commercial Realtors | Commercial Real Estate Miami | Commercial Real Estate Miami | Warehousing | Miami Dade Commercial Real Estate | Hotel For Sale | Miami Commercial Real Estate | Miami Commercial Real Estate For Sale | Commercial Property | Commercial Building For Sale | Commercial Office Building | Commercial Properties | Industrial Property | Office Space Miami | Commercial Office Space | Warehouse Listings | Commercial Realtor | Commercial Property | Commercial Office Buildings For Sale | Commercial Real Estate Broker | Warehouses For Sale | Commercial Real Estate Miami Florida | Commercial Real Estate Agents | Comercial Property | Office Building | Warehouse For Lease | Commerical Real Estate For Sale | Commercial Real Estate Miami | Hotel For Sale | Commercial Properties | Warehouse For Sale In Miami Florida | Warehouse For Sale | Miami Commercial Real Estate Broker | Office Buildings For Sale | Commerical Real Estate | Commercial Real Estate Brokers | Warehouse For Lease | Comercial Property For Sale | Doral Commercial Real Estate | Commercial Real Estate Brokers Miami Fl | Commercial Real Estate Broker Miami | Commerial Real Estate | Warehouse For Sale Miami | Hotel Brokers | Miami Commercial Real Estate Broker | Miami Commercial Realtors | Commercial Real Estate Interest Rate | Warehouse In Miami | Miami Commercial Realtors | Miami Office Buildings | Office Space For Sale | Commercial Real Estate In Miami | Commerical Real Estate For Sale | Commercial Real Estate Agents | Office For Rent | Office Building Miami | Warehouses For Sale In Miami | Commercial Realtors | Office Space | Office Buildings | Office Space For Rent Miami | Commercial Real Estate Agent | Buildings For Sale | Comercial Property | Commercial Real Estate For Sale | Commercial Real Estate Loan | Warehouses For Sale Miami | Commercial Mortgage | Commercial Real Estate Miami Fl | Shopping Center For Sale | Commercial Real Estate Mortgage | Commercial Real Estate For Sale | Miami Warehouses | Search Commercial Real Estate | Warehousing | Commercial Real Estate Miami Fl | Commercial Real Estate Broker | Commercial Property For Sale | Miami Warehouse | Lease Office | commercial real estate companies | Commercial Real Estate Brokers | Office Building Sale | Commercial Realtors | Doral Florida Commercial Real Estate | Office Building For Sale | Commercial Real Estate Miami Fl | Offices For Sale | Commercial Warehouse For Sale | Office Buildings For Sale | Office Space Miami Florida | Miami Commercial Real Estate | Commercial Mls | Commercial Real Estate Mls | Commercial Real Estate Mortgage | Warehouse For Lease | Buy Hotel | Commercial Realtors | Miami Warehouses For Lease | Office Space For Rent | Commercial Real Estate Listing | Hotels For Sale | Warehouses For Sale | Hotel Motels For Sale | Commercial Mortgage | Miami Warehouse Space | Warehouse For Sale Miami | Commercial Realtor | Commercial Real Estate Agents | Commercial Properties | Office Space For Lease | Commercial Real Estate Companies | Commercial Real Estate Brokers | Office Building For Lease | Motel For Sale | Commercial Real Estate Companies | Office Building For Rent | Warehouse For Sale | Offices For Lease | Commerical Real Estate Companies | Commercial Real Estate Listings | Hotel Broker | Office Building For Sale | Comercial Real Estate For Sale | Commercial Property Brokers | Hotel Brokers | Warehouses For Sale Miami | Warehouse Space | Commercial Real Estate Miami Fl | Commercial Real Estate Company | Commerical Real Estate Listings | Commercial Real Estate Miami
 
Joy [68.202.141.xxx] เมื่อ 16/03/2019 17:20
2
อ้างอิง

Sue
 
Sue [68.202.141.xxx] เมื่อ 13/11/2019 12:32
ความคิดเห็นของผู้เข้าชม
ชื่อผู้แสดงความคิดเห็น :
สถานะ : รหัสผ่าน :
ลิงค์ที่เกี่ยวข้อง :
รหัสความปลอดภัย :